Klarspråk
Klarspråk: så skriver du så att mottagaren förstår och kan agera
Språklagen kräver vårdat, enkelt och begripligt språk. Här är metoden: från mottagarens fråga till en text som går att använda.
I korthet
Klarspråk betyder att mottagaren kan hitta det hen behöver, förstå det och använda det. Börja med vad läsaren vill veta, skriv det viktigaste först, använd vardagliga ord och tilltala läsaren direkt. Det är inte en stilfråga utan ett krav: enligt språklagen ska språket i offentlig verksamhet vara vårdat, enkelt och begripligt.
Varför klarspråk är ett krav
Språklagen (2009:600) säger i 11 § att språket i offentlig verksamhet ska vara vårdat, enkelt och begripligt. Kravet gäller allt som kommuner, regioner och myndigheter skriver till allmänheten: beslut, webbsidor, brev, inlägg i sociala medier och svar på frågor. Bakom kravet finns en demokratisk tanke. Den som inte förstår ett beslut kan inte överklaga det, och den som inte förstår en uppmaning kan inte följa den.
Klarspråk lönar sig också för organisationen. En otydlig text ger följdfrågor till kundcenter, felaktigt ifyllda ansökningar och irriterade invånare. En tydlig text gör jobbet själv.
Börja med mottagaren, inte med texten
De flesta otydliga texter blir otydliga innan skribenten har skrivit ett enda ord. Texten utgår från hur organisationen tänker (avdelningar, processer, paragrafer) i stället för från vad läsaren behöver. Ställ därför tre frågor innan du börjar:
- Vem läser: Vad vet mottagaren redan, och vad vet hen inte? En förälder som söker förskoleplats kan inte kommunens organisation.
- Vad vill läsaren veta: Formulera läsarens fråga med hens ord. ”Hur ansöker jag om förskoleplats?” är bättre utgångspunkt än ”Information om barnomsorgskö”.
- Vad ska läsaren göra: Om texten kräver en handling (ansöka, svara, betala, låta bli) ska den handlingen vara omöjlig att missa.
Det viktigaste först
Skriv enligt den omvända pyramiden: slutsatsen eller uppmaningen först, därefter det som förklarar, sist bakgrunden. Många läsare läser bara rubriken och första stycket. Ett beslut bör alltså börja med vad som har beslutats, inte med vilken nämnd som har behandlat ärendet.
| I stället för | Skriv |
|---|---|
| Med anledning av inkommen ansökan daterad den 3 mars har nämnden beslutat att bevilja … | Du får bygglov för din carport. Här förklarar vi vad det innebär och vad du behöver göra innan du börjar bygga. |
| Information gällande ändrade öppettider | Biblioteket stänger kl. 18 i sommar |
| Vid eventuella frågor är ni välkomna att kontakta handläggaren. | Har du frågor? Ring Maria Lind, 010-123 45 67, vardagar 9–12. |
Tilltala läsaren och använd aktiva verb
Skriv ”du” till den enskilda läsaren och ”vi” om er själva. Det gör texten kortare och visar vem som ska göra vad. Passiva konstruktioner (”ansökan ska inlämnas”) döljer vem som gör något. Aktiva verb (”du skickar ansökan till oss”) gör ansvaret tydligt.
Byt också ut substantiveringar mot verb. ”Genomförande av en utvärdering av verksamheten kommer att ske” blir ”Vi utvärderar verksamheten”. Texten blir kortare och lättare att läsa högt.
Ord, meningar och stycken
- Vardagliga ord: Skriv ”skicka” i stället för ”översända”, ”om” i stället för ”huruvida” och ”innan” i stället för ”förrän”.
- Förklara facktermer: Ibland måste ett juridiskt eller tekniskt ord stå kvar, till exempel ”detaljplan” eller ”bistånd”. Förklara det första gången det används.
- Samma ord för samma sak: Om du skriver ”ansökan” i rubriken ska det inte bli ”ärendet” i nästa stycke och ”din begäran” i det tredje. Språklagen kräver också i 12 § att myndigheter tar ansvar för terminologin.
- En tanke per mening: Långa meningar med inskjutna bisatser belastar minnet. Dela upp dem.
- Korta stycken: Tre–fem meningar per stycke räcker på webben. Ett stycke ska handla om en sak.
- Undvik förkortningar: Skriv ut ord som ”bl.a.”, ”t.ex.” och ”fr.o.m.”. Förkortningar som myndighetsnamn skrivs ut första gången.
Struktur som hjälper läsaren att hitta
Rubriker är läsarens karta. Låt dem säga något: ”Så ansöker du” hjälper mer än ”Ansökningsförfarande”. Använd punktlistor för sådant som verkligen är en lista (dokument att bifoga, villkor som ska vara uppfyllda) och numrerade listor när ordningen spelar roll. Tabeller passar för jämförelser, till exempel avgifter för olika inkomster.
Testa texten
Det säkraste sättet att veta om en text fungerar är att låta någon i målgruppen läsa den och berätta vad hen tror att den betyder. Om det inte går finns snabbare kontroller:
- Läs texten högt. Där du snubblar snubblar läsaren också.
- Be en kollega som inte kan ämnet att sammanfatta texten i en mening.
- Kontrollera att rubrikerna ensamma ger en begriplig sammanfattning.
- Använd Isofs Klarspråkstestet för en strukturerad genomgång av mottagare, struktur och språk.
Myndigheternas skrivregler från Institutet för språk och folkminnen (Isof) är standardverket för skrivregler i offentlig sektor: stavning, siffror, datum, förkortningar och mycket mer. Ha den nära till hands, och bestäm i er språkpolicy att den gäller.
Gör klarspråk till ett arbetssätt
Klarspråk håller inte om det hänger på enskilda skribenter. Organisationer som lyckas har en språkpolicy som ledningen har beslutat, mallar för de vanligaste texttyperna (beslut, kallelser, webbsidor), en ordlista för egna termer och en rutin där texter läses av någon annan innan de publiceras. Börja med de texter som når flest: de mest besökta webbsidorna och de vanligaste besluten.
Artikeln är skriven av Verbanas redaktion och bygger på källorna som anges. Den är vägledning och ersätter inte en juridisk bedömning i det enskilda fallet.