Kommunikationsplanering
Kommunikationsplanering för offentlig sektor.
Kort svar
Kommunikationsplanering handlar om att börja i målen, fördela ansvaret och se till att rätt sak når ut i rätt tid. I Verbana samlar en kommunikationsinsats mål, team och publiceringar, och alla insatser syns i en gemensam kalender som går att följa upp.
Varför det spelar roll
Utan mål går det inte att följa upp.
Den vanligaste svagheten i en kommunikationsplan är att den börjar med aktiviteterna: ett pressmeddelande, tre inlägg och en affisch. Statskontoret konstaterar i sin granskning av myndigheters påverkande kommunikation att syfte och mål är en förutsättning för uppföljning. Utan mål går det inte att veta om aktiviteterna fungerade.
Uppföljningen behöver också stå i proportion till insatsen. En stor kampanj kan behöva en mätning före och efter, medan en liten insats kan räcka med ett kort möte där ni går igenom vad som fungerade.
I offentlig sektor kommer dessutom mycket tillbaka varje år, och mycket händer samtidigt. Verksamheterna beställer mer än kommunikationsavdelningen hinner med. En gemensam bild av vad som pågår gör det lättare att prioritera, säga nej och se när flera insatser riskerar att krocka.
Ett årshjul gör det som återkommer förutsägbart, till exempel budget, skolstart, val och vinterväghållning. När det återkommande redan ligger i kalendern blir det tid över till det oväntade.
Det som planeras ska också hålla för kraven på saklighet och opartiskhet. Det gäller särskilt inför val, när kommunikationen inte får gynna någon.
Ert ansvar. Mål, målgrupper och prioriteringar bestämmer organisationen själv, liksom vem som ansvarar för vad och hur kommunikationen följs upp. Verbana ger er en gemensam plats att planera, samarbeta och följa upp, men gör inte planeringen åt er.
Källor
Så hjälper Verbana
Det här gör ni i Verbana.
Kommunikationsinsatsen samlar arbetet
En insats är ett sammanhållet kommunikationsarbete, till exempel en kampanj, en händelse eller en förändring som invånarna behöver känna till.
- Mål, målgrupper, budskap och period på ett ställe.
- Publiceringar och bildmaterial hör till insatsen.
- Fakta och bakgrund med källa, synliga när ni skriver.
Ett team med tydliga roller
Insatsen har en ansvarig och ett team. Varje deltagare får en roll, och insatsens utkast syns för teamet.
- Redaktörer skapar och ändrar, läsare följer arbetet.
- Deltagare kan få rätt att granska och godkänna.
- Organisationens ägare och administratörer ser alla insatser.
En gemensam kalender
Kalendern visar det som är godkänt i hela organisationen och insatsernas perioder, så att alla ser samma bild.
- Visa mitt arbete lägger till dina utkast, med planerat datum.
- Klart för granskning senast, så att granskaren hinner.
- Filtrera på kanal, status, insats och ansvarig.
Planering vecka för vecka
I insatsen ser ni det som ska hända vecka för vecka eller som en månad, och det som ännu saknar datum.
- Periodens förlopp och dagens datum.
- Att göra nu visar vad just du kan göra härnäst.
- Tavlan visar publiceringarna efter var de är i arbetet.
Granskning i samma flöde
Varje publicering går från utkast via granskning till godkännande, med ansvarig, granskare och godkännare.
- Begärda ändringar och kommentarer finns vid materialet.
- Notiser när något väntar på dig.
- Innehållet går att publicera först när det är godkänt.
Följ upp och lär
Följ upp resultaten per kanal och insats, och spara lärdomarna så att nästa insats blir bättre.
- Välj period, kanal eller insats och jämför med perioden innan.
- Lärdomar med underlag, synliga för alla i organisationen.
- Krisläget samlar fakta och budskap när något oväntat händer.
Så går det till
Från första steg till vardag.
Skapa insatsen
Ge insatsen ett namn, en period och ett mål, och skriv vilka ni vill nå.
Bjud in teamet
Lägg till kollegorna och ge dem rätt roll: redaktör, läsare, granskare eller godkännare.
Planera publiceringarna
Lägg in publiceringarna med kanal och planerat datum. Teamet ser dem direkt, och hela organisationen när de är godkända.
Genomför och följ upp
Granska, godkänn och publicera. Följ upp resultatet och spara lärdomarna när insatsen är klar.
Fördjupning
Läs mer i Kunskap.
- KommunikationsplanEn bra kommunikationsplan är kort, utgår från verksamhetens mål och går att följa upp. Här är stegen, från problem till utvärdering.
- Mall: kommunikationsplanEn kort mall att fylla i. Varje rubrik har en fråga som hjälper dig att skriva rätt sak.
- ÅrshjulMycket av det en kommun eller myndighet kommunicerar återkommer varje år. Ett årshjul gör det förutsägbart och frigör tid till det oväntade. Med en mall att utgå från.
- KommunikationsmålVerksamhetsmålet säger vad organisationen vill uppnå. Kommunikationsmålet säger vad målgruppen ska veta, tycka eller göra för att det ska hända.
- Beställningar och prioriteringKommunikationsavdelningen får fler beställningar än den hinner med. Så tar ni emot, prioriterar och säger nej på ett sätt som verksamheterna förstår.
- Utvärdera en insatsEn bra utvärdering svarar på tre frågor: nådde vi målen, varför eller varför inte, och vad gör vi annorlunda nästa gång?
Vanliga frågor
Frågor och svar.
- Vad är skillnaden mellan en insats och en kommunikationsplan?
- Kommunikationsplanen beskriver vad ni vill uppnå och hur. Insatsen i Verbana är platsen där planen genomförs: mål, team, publiceringar och uppföljning på ett ställe.
- Kan vi planera kanaler som inte är sociala medier?
- Ja. Webb, nyhetsbrev, press, event och andra kanaler planeras och granskas i samma flöde. De genomförs utanför Verbana och markeras som genomförda.
- Ser hela organisationen våra insatser?
- Insatsens arbete syns för teamet och för organisationens ägare och administratörer. En insats kan vara öppen för organisationen eller begränsad till deltagarna.
- Kan vi planera innan tiden är bestämd?
- Ja. Ett planerat datum kan sättas redan på utkastet. Med Visa mitt arbete ser du det i kalendern, med streckad ram tills tiden är bekräftad.
- Hur följer vi upp en insats?
- Bestäm redan i planeringen vilka mål och nyckeltal som gäller och när ni ska utvärdera. I Verbana följer ni resultaten per kanal och insats och sparar lärdomarna när insatsen är klar, så att nästa insats kan börja i dem.
- Hjälper Verbana oss att prioritera?
- Verbana visar vad som pågår och när, så att ni ser när flera insatser riskerar att krocka. Själva prioriteringen gör ni, gärna med en tydlig rutin för beställningar.
Se hur Verbana kan fungera hos er.
Vi visar hur Verbana fungerar och hur verktyget kan användas i ert kommunikationsarbete. En digital demo på cirka 20 minuter, utan förpliktelser.