Beställningar och prioritering
Beställningar och prioritering: när alla vill ha hjälp samtidigt
Kommunikationsavdelningen får fler beställningar än den hinner med. Så tar ni emot, prioriterar och säger nej på ett sätt som verksamheterna förstår.
I korthet
Ta emot beställningar på ett ställe med samma frågor varje gång: syfte, målgrupp, beslut, datum. Prioritera efter uppdrag och effekt, inte efter vem som frågar först eller högst. Säg nej med en förklaring och ett alternativ, och visa ledningen vad som inte hinns med.
En väg in
När beställningar kommer via mejl, telefon och korridorsamtal blir de osynliga och omöjliga att prioritera. Samla dem på ett ställe, till exempel ett formulär eller en insats i ert planeringsverktyg, och svara inom en bestämd tid med besked om vad som händer.
Fem frågor i varje beställning
- Vad ska hända, och vilket beslut ligger bakom?
- Vem ska nås, och vad ska de veta, tycka eller göra?
- När måste det vara ute, och varför då?
- Vem i verksamheten svarar på frågor och godkänner fakta?
- Hur vet vi att det fungerade?
Prioritera
| Prioritet | Exempel |
|---|---|
| Måste | Lagkrav, kris och säkerhet, rättigheter och skyldigheter för invånarna |
| Bör | Det som stödjer organisationens mål och når många |
| Kan | Det som är trevligt men når få eller kan göras av verksamheten själv med stöd av mallar |
Säg nej med förklaring och alternativ: ”Vi kan inte göra en film före sommaren, men här är en mall för ett inlägg ni kan publicera själva, och vi granskar det.” Redovisa regelbundet för ledningen vad som inte hanns med; det är underlag för resurser och prioriteringar.
Ge verksamheterna verktyg
Mycket av det som beställs kan verksamheterna göra själva med rätt stöd: mallar för inlägg och nyheter, bildbank med godkända bilder, checklistor och utbildning. Kommunikationsavdelningen granskar och coachar i stället för att producera allt. Det frigör tid till det som kräver kommunikatörens kunskap: kris, strategi, komplicerade budskap och kampanjer.
Följ upp
Räkna antalet beställningar per verksamhet och typ en gång per kvartal. Det visar var behoven finns, vilka mallar som saknas och vilka resurser som behövs.
Ett beställningsflöde fungerar bara om det används av alla, också ledningen. Be kommunikationschefen och ledningsgruppen gå före och skicka sina beställningar samma väg.
Kom också överens om svarstider: till exempel besked inom två arbetsdagar om vad som händer med en beställning, och vad som räknas som akut och därför går före. Det minskar påstötningar och gör det lättare att planera.
Artikeln är skriven av Verbanas redaktion och bygger på källorna som anges. Den är vägledning och ersätter inte en juridisk bedömning i det enskilda fallet.