Granskning och godkännande
Granskning och godkännande: fyra ögon före publicering
Ett granskningsflöde fångar fel, sprider kunskap och skyddar den som publicerar. Så bygger ni ett som är snabbt nog för vardagen.
I korthet
Bestäm vilket innehåll som ska granskas av någon annan, vem som granskar vad och hur snabbt. Allt behöver inte granskas, men nytt, viktigt och känsligt innehåll bör göra det. Gör granskningen konkret med en checklista, och låt den som granskar ge förslag i stället för att skriva om.
Varför granska?
Den som har skrivit en text ser inte sina egna fel. En granskare fångar faktafel, otydligheter, tillgänglighetsbrister och formuleringar som kan missförstås. Granskning skyddar också den som publicerar: om något blir fel har två personer bedömt det. Och den sprider kunskap i gruppen.
Vad ska granskas?
| Innehåll | Granskning |
|---|---|
| Rutinmässiga inlägg och uppdateringar | Ingen extra granskning, men checklistan före publicering. |
| Nyheter, kampanjer och nya webbsidor | En kollega granskar språk, fakta och tillgänglighet. |
| Information om beslut som påverkar många, eller om enskilda personer | Granskning av både kommunikatör och sakkunnig i verksamheten. |
| Känsliga ämnen, kris och pressmeddelanden | Granskning och godkännande av ansvarig chef eller kommunikationschef. |
Ett bra flöde
- Skribenten gör färdigt och går igenom checklistan själv först.
- Skribenten skickar för granskning och säger vad granskaren ska titta extra på.
- Granskaren kommenterar och föreslår ändringar, inom överenskommen tid.
- Skribenten gör ändringarna och skickar för godkännande när det behövs.
- Den som godkänner bekräftar och innehållet schemaläggs eller publiceras.
Undvik flaskhalsar
- Svarstider: Bestäm hur snabbt granskningen ska ske, till exempel samma dag.
- Ersättare: Varje granskare och godkännare ska ha en ersättare.
- Tydliga roller: Granskaren föreslår, skribenten bestämmer, den som godkänner säger ja eller nej.
- Undantag vid kris: Bestäm i förväg hur flödet förenklas när det är bråttom.
Vad granskaren tittar på
- Fakta: Stämmer datum, siffror, namn och beslut?
- Begriplighet: Förstår mottagaren budskapet, och vad hen ska göra?
- Tillgänglighet: Alt-text, textning, länktexter och rubriker.
- Juridik: Personuppgifter, bilder, upphovsrätt och saklighet.
- Ton: Passar tonen kanalen, ämnet och situationen?
Ge bra återkoppling
Granskarens uppgift är att göra texten bättre, inte att skriva den på sitt eget sätt. Skilj på fel som måste rättas och förslag som skribenten får välja bort. Förklara varför: ”Läsaren vet inte vad 'BoU' är” hjälper mer än en överstrykning. Och berätta också vad som är bra, så att det görs igen.
Dokumentera godkännandet
För innehåll som har godkänts av en chef eller kommunikationschef är det klokt att spara vem som godkände och när. Det skyddar den som publicerade om innehållet ifrågasätts i efterhand, och det gör det lättare att följa upp vad som gick fel om något blir fel. Ett arbetsflöde i ett publiceringsverktyg kan göra det automatiskt.
Artikeln är skriven av Verbanas redaktion och bygger på källorna som anges. Den är vägledning och ersätter inte en juridisk bedömning i det enskilda fallet.