Arbetssätt för redaktionen
Arbetssätt för en liten kommunikationsavdelning
Roller, veckorytm, gemensam planering och ett sätt att säga nej. Så får några få kommunikatörer att räcka till en hel organisation.
I korthet
Arbeta efter en gemensam plan och kalender, med fasta roller och en veckorytm. Prioritera efter verksamhetens mål, inte efter vem som ropar högst. Återanvänd innehåll i flera kanaler och lär verksamheten att göra enklare saker själv.
Roller
Även i en liten grupp behövs tydliga roller. Vem planerar och prioriterar? Vem ansvarar för webben, för sociala medier och för pressfrågor? Vem har jour vid kris? Rollerna kan rotera, men någon ska alltid äga varje uppgift.
Veckorytm
| När | Vad |
|---|---|
| Måndag | Redaktionsmöte, 30 minuter: veckans publiceringar, nya beställningar och omvärldsbevakning. |
| Tisdag–torsdag | Produktion och granskning. Skydda tid för att skriva. |
| Fredag | Uppföljning: vad fungerade, vad ska justeras? Planera nästa vecka. |
| Varje månad | Genomgång av kanalerna och av planen för kommande månader. |
Prioritera
Kommunikationsavdelningar får fler beställningar än de hinner med. Prioritera efter verksamhetens mål och efter hur många som berörs. Ett enkelt beställningsformulär med frågor om syfte, målgrupp och önskat resultat gör det lättare att säga ja till rätt saker och nej till annat, och att föreslå enklare alternativ.
Gör mer med mindre
- Återanvänd: En nyhet kan bli ett inlägg, en film och en punkt i nyhetsbrevet.
- Mallar: För återkommande format som driftinformation och evenemang.
- Utbilda verksamheten: Lär ut grunderna så att verksamheten kan skriva enklare texter själv, med kommunikatörens granskning.
- Planera: En gemensam kalender gör att toppar syns i förväg.
Beställningsformulär
| Fråga | Varför |
|---|---|
| Vad vill ni uppnå? | Hjälper er att skilja kommunikationsbehov från önskemål om en viss produkt. |
| Vilka ska nås? | Avgör kanaler, språk och form. |
| Vad ska de veta, tycka eller göra? | Ger ett mål att följa upp. |
| När behöver det vara klart, och varför då? | Visar om tidpunkten är satt av ett beslut eller av en önskan. |
| Vem är sakkunnig och kan granska? | Gör att fakta blir rätt och att någon kan svara på frågor. |
Säga nej på ett bra sätt
Ett nej blir lättare att ta emot när det har ett skäl och ett alternativ: ”Vi hinner inte göra en film till den här veckan, men vi kan hjälpa er att skriva en nyhet och ett inlägg, och planera in filmen till nästa månad.” Hänvisa till prioriteringarna som ledningen har beslutat, så blir det inte en personlig fråga.
Artikeln är skriven av Verbanas redaktion och bygger på källorna som anges. Den är vägledning och ersätter inte en juridisk bedömning i det enskilda fallet.