Intern kommunikation: medarbetarna först
Medarbetarna är organisationens viktigaste kanal. Så når ni dem, särskilt de som inte sitter vid en dator, och så får cheferna en kommunikativ roll.
I korthet
Medarbetare ska få veta viktiga saker före eller samtidigt som allmänheten, inte via lokaltidningen. Chefen är den viktigaste kanalen, så ge cheferna underlag och tid. Glöm inte de många som inte sitter vid en dator: personal i vård, omsorg, skola och teknisk drift.
Varför den är viktig
I en kommun eller region möter medarbetarna invånarna varje dag, i skolan, i hemtjänsten, i receptionen. De är ambassadörer för organisationen och ofta de som får frågorna först. Om de inte vet vad som händer kan de inte svara, och förtroendet för organisationen påverkas. Medarbetare som får veta något viktigt via medier före sin egen arbetsgivare tappar förtroendet internt.
Chefen som kanal
De flesta medarbetare vill få viktig information från sin närmaste chef. Därför är chefens kommunikativa förmåga avgörande, särskilt vid förändringar. Kommunikationsavdelningens uppgift är att ge cheferna underlag: korta budskap, svar på vanliga frågor och stöd i hur de kan leda samtalet på arbetsplatsträffen.
Nå alla
- Medarbetare utan dator: Anslag i personalrum, sms, appar i mobilen och information på arbetsplatsträffar.
- Deltid och schema: Upprepa viktiga budskap och lägg dem där de kan läsas när det passar.
- Intranätet: Gör det till navet för det som gäller, med samma krav på klarspråk och tillgänglighet som webben.
- Dialog: Ge möjlighet att ställa frågor och få svar, till exempel i chefsträffar eller frågelådor.
Vid förändringar och kriser
Planera den interna kommunikationen före den externa. Berätta för de berörda medarbetarna först, sedan för alla medarbetare och sist för allmänheten, helst samma dag. Vid en kris behöver medarbetarna veta vad de ska säga till invånare och anhöriga, och var de hänvisar frågor.
Intern information kan vara allmänna handlingar. Skriv inte internt något som inte tål att läsas av allmänheten.
Chefens kommunikationsstöd
Ge cheferna ett kort underlag inför varje större förändring: vad som har beslutats, varför, vad det betyder för medarbetarna, vad som inte är bestämt ännu, när mer information kommer och svar på de frågor som troligen kommer. Ge också cheferna tid: underlaget ska komma innan alla medarbetare får informationen i andra kanaler.
Mät den interna kommunikationen
Medarbetarenkäter innehåller ofta frågor om information och delaktighet. Komplettera med enkla frågor efter större förändringar: Visste du om förändringen innan den genomfördes? Var fick du veta det? Förstod du varför? Svaren visar vilka kanaler som fungerar och var informationen stannar på vägen.
Artikeln är skriven av Verbanas redaktion och bygger på källorna som anges. Den är vägledning och ersätter inte en juridisk bedömning i det enskilda fallet.