Kommunikationsplan
Så gör du en kommunikationsplan som används
En bra kommunikationsplan är kort, utgår från verksamhetens mål och går att följa upp. Här är stegen, från problem till utvärdering.
I korthet
Börja med vad verksamheten vill uppnå och vilken roll kommunikationen spelar, inte med kanaler och aktiviteter. Beskriv sedan målgrupper, mål som går att mäta, budskap, kanaler, aktiviteter med ansvariga och datum, och hur ni ska följa upp. En plan på två sidor som alla läser slår en plan på tjugo sidor som ingen öppnar.
När behövs en plan?
Allt behöver ingen egen plan. Men när en förändring påverkar många, när flera avdelningar måste samordna sig eller när det finns risk för missförstånd eller motstånd, är planen värd sin tid. Typiska exempel är en omorganisation, en ny e-tjänst, en ombyggnad som påverkar trafiken eller en kampanj för att rekrytera.
Planens delar
- Bakgrund och syfte: Vad händer, varför, och vad vill verksamheten uppnå? Skriv det i tre meningar.
- Kommunikationens roll: Vad kan kommunikationen bidra med, och vad kan den inte lösa? Kommunikation kan inte rädda ett dåligt beslut, men den kan göra ett bra beslut begripligt.
- Målgrupper: Vilka berörs, vad vet de, vad behöver de veta och vad oroar dem? Prioritera.
- Mål: Vad ska målgrupperna veta, tycka eller göra när ni är klara? Formulera mål som går att följa upp.
- Budskap: Ett huvudbudskap och några stödbudskap, med fakta som håller.
- Kanaler och aktiviteter: Vad gör ni, var, när och vem ansvarar? En tabell räcker.
- Risker: Vad kan gå fel, och hur förbereder ni er? Tänk på frågor från medier, kritik i sociala medier och felaktiga rykten.
- Uppföljning: Hur och när mäter ni om målen nås, och vem tar hand om lärdomarna?
Börja i rätt ände
Den vanligaste svagheten i kommunikationsplaner är att de börjar med aktiviteter: ett pressmeddelande, tre inlägg och en affisch. Statskontoret konstaterar i sin granskning av myndigheters påverkande kommunikation att syfte och mål är en förutsättning för uppföljning. Utan mål går det inte att veta om aktiviteterna fungerade.
Gör planen levande
- Förankra: Låt den som äger frågan i verksamheten godkänna planen.
- Kalender: Lägg aktiviteterna i en gemensam kalender med ansvariga.
- Avstämningar: Korta möten med fasta intervall, där planen justeras efter vad som händer.
- Uppföljning: Avsätt tid för utvärdering redan från början, annars blir den aldrig av.
Exempel: en ombyggd gata
Så här kan de första delarna se ut för en ombyggnad av en central gata som pågår i ett år.
| Del | Innehåll |
|---|---|
| Syfte | Gatan byggs om för att ge plats åt cykelbana och nya ledningar. Verksamheten vill att arbetet ska störa så lite som möjligt och att handlarna längs gatan ska klara perioden. |
| Kommunikationens roll | Att alla berörda vet vad som händer och när, så att de kan planera. Kommunikationen kan inte göra ombyggnaden mindre störande, men den kan minska överraskningar och oro. |
| Prioriterade målgrupper | Boende och näringsidkare längs gatan, pendlare och bussresenärer, färdtjänst och blåljusverksamhet. |
| Mål | Inga näringsidkare ska få veta om en avstängning senare än två veckor i förväg. Antalet klagomål om bristande information ska vara lägre än vid förra liknande projekt. |
| Huvudbudskap | Gatan blir bättre för alla som går, cyklar och åker buss. Vi berättar alltid två veckor i förväg vad som stängs av. |
Vanliga fallgropar
- För många målgrupper med samma vikt: Prioritera, annars får ingen tillräckligt.
- Mål som inte går att mäta: ”Öka kännedomen” utan siffra och datum säger ingenting.
- Planen skrivs efter beslutet: Kommunikationen borde vara med när beslutet förbereds, så att konsekvenserna för invånarna syns tidigt.
- Ingen tid för uppföljning: Avsätt tid i planen, annars blir den aldrig av.
Artikeln är skriven av Verbanas redaktion och bygger på källorna som anges. Den är vägledning och ersätter inte en juridisk bedömning i det enskilda fallet.