Sociala medier för kommuner och myndigheter.

Det ni publicerar i sociala medier är myndighetsutövning i vardagsform. Regeringsformen kräver saklighet och opartiskhet, och språklagen kräver att språket i offentlig verksamhet är vårdat, enkelt och begripligt. Det gäller ett inlägg lika mycket som ett beslut.

Inlägg och kommentarer på organisationens egna konton är som regel allmänna handlingar. De ska kunna lämnas ut och hanteras enligt er dokumenthanteringsplan, även om de finns hos en plattform.

Många kommuner har dessutom flera konton för olika verksamheter och fler personer som publicerar. Då behöver det vara tydligt vem som ansvarar för varje konto, vem som får publicera och hur ett konto lämnas över när någon slutar.

När invånarna kan kommentera gäller lagen om elektroniska anslagstavlor. Ni ska ha rimlig uppsikt över kommentarerna och ta bort vissa uppenbart brottsliga meddelanden.

Innehållet ska dessutom vara tillgängligt så långt det är möjligt: bilder behöver textalternativ, filmer behöver undertexter och texten ska gå att förstå. Ett kapat konto kan sprida falsk information i organisationens namn, så behörigheter och inloggning behöver skyddas.

Ert ansvar. Organisationen bestämmer själv vilka kanaler den finns i, vem som får publicera, vad som granskas och hur inlägg och kommentarer bevaras. Verbana ger er ett gemensamt arbetssätt och spår av vem som gjorde vad, men ansvaret för innehållet och bedömningarna är ert.

Källor

• Regeringsformen 1 kap. 9 § (öppnas i ny flik)Saklighet och opartiskhet.
• Språklagen (2009:600) (öppnas i ny flik)11 §: språket i offentlig verksamhet ska vara vårdat, enkelt och begripligt.
• Tryckfrihetsförordningen 2 kap. (öppnas i ny flik)Allmänna handlingar: 4 § (allmän handling) och 6 § (förvarad handling).
• Lagen (1998:112) om ansvar för elektroniska anslagstavlor (öppnas i ny flik)5 §: skyldighet att ta bort vissa meddelanden.
• Digg: Innehåll i sociala medier ska vara tillgängligt så långt det är möjligt (öppnas i ny flik)
• Myndigheten för civilt försvar (tidigare MSB) (öppnas i ny flik)

1. Bjud in teamet

   Lägg upp organisationen, bjud in kollegorna och ge dem rätt roll.

2. Anslut kanalerna

   En ägare eller administratör ansluter organisationens konton i sociala medier.

3. Lägg in profil och mallar

   Lägg in den grafiska profilen och mallarna, så att materialet ser likadant ut i alla kanaler.

4. Planera, granska och publicera

   Planera i kalendern, låt en kollega granska och godkänna, publicera och svara på det som kommer in.

Kan vi ha flera konton i Verbana?

Ja. En organisation kan ansluta flera konton, till exempel för olika verksamheter, och välja konto för varje publicering. Kommentarerna från alla konton samlas i samma inkorg.

Måste allt granskas innan det publiceras?

I Verbana går innehållet att publicera först när det är godkänt. Vem som granskar och godkänner bestämmer ni för varje publicering. Ett snabbt flöde för vardagen och ett noggrannare för känsliga ämnen går att ha i samma verktyg.

Vem i organisationen kan publicera?

Den som är ansvarig för en publicering publicerar när innehållet är godkänt. Vem som får ansluta konton bestämmer organisationens ägare och administratörer.

Hur hjälper Verbana oss med tillgänglighet?

Alt-text fylls i direkt i formatet, och Skriv visar långa meningar och svåra ord medan du skriver. Om innehållet är tillgängligt avgör ni själva, och checklistan före publicering hjälper er att gå igenom det.

Hur hänger Verbana ihop med våra riktlinjer för sociala medier?

Riktlinjerna bestämmer vad ni publicerar, hur ni svarar och vem som ansvarar. Verbana hjälper er att följa dem i vardagen: rollerna avgör vem som får göra vad, granskningen visar att rätt person har tittat och kommentarerna från alla konton hanteras i samma inkorg. Mallen för riktlinjer i Kunskap är en bra utgångspunkt.

Vad händer med det vi har publicerat?

Det ni publicerar via Verbana bevaras som det såg ut när det publicerades, med granskare, godkännare och en kontrollsumma. Hur länge det ska bevaras bestämmer er dokumenthanteringsplan.