Mall: riktlinjer för sociala medier
En mall för organisationens riktlinjer: syfte, ansvar, konton, ton, moderering, bevarande, säkerhet och medarbetares privata användning.
I korthet
Riktlinjerna ska säga varför organisationen finns i sociala medier, vem som ansvarar för vad, hur konton startas och avvecklas, vilken ton som gäller, hur ni modererar och bevarar, hur kontona skyddas och vad som gäller för medarbetare som använder sociala medier privat. Fyll i mallen och låt ledningen besluta om den.
1. Syfte
[Organisationen] använder sociala medier för att [informera om verksamheten, föra dialog med invånare, nå grupper vi inte når i andra kanaler, rekrytera]. Närvaron utgår från verksamhetens uppdrag och kompletterar webbplatsen, som är vår huvudkanal.
2. Ansvar
- Kommunikationsavdelningen: Ansvarar för riktlinjerna, kontoförteckningen och stöd till verksamheterna.
- Kontoansvarig: Varje konto har en namngiven ansvarig chef och minst två redaktörer.
- Redaktörer: Publicerar, svarar och modererar enligt riktlinjerna.
3. Konton
Nya konton startas efter beslut av [kommunikationschefen] utifrån en kort analys av syfte, målgrupp, resurser och risker. Alla konton förs in i kontoförteckningen. Konton som inte längre behövs avvecklas ordnat.
4. Ton och innehåll
Vi skriver personligt, vänligt och begripligt, men alltid sakligt och opartiskt. Vi tar inte ställning i partipolitiska frågor och lämnar aldrig ut uppgifter om enskilda. Vi följer kraven på tillgänglighet: alt-text, textad film och ingen viktig information enbart i bild.
5. Dialog och moderering
Vi svarar på frågor [vardagar inom en arbetsdag]. Enskilda ärenden hänvisas till [kontaktväg]. Vi modererar enligt våra publicerade kommentarsregler och tar bort det vi är skyldiga att ta bort enligt lagen om elektroniska anslagstavlor. Kritik tas inte bort för att den är kritisk.
6. Bevarande
Inlägg, kommentarer och meddelanden hanteras som allmänna handlingar enligt dokumenthanteringsplanen. [Beskriv verktyg och rutin för bevarande och gallring.]
7. Säkerhet
Konton kopplas till funktionsadresser, skyddas med tvåstegsverifiering och har minst två administratörer. Behörigheter ses över [två gånger per år] och när någon slutar.
8. Medarbetares privata användning
Medarbetare får använda sociala medier privat och har yttrandefrihet och meddelarfrihet. När man uttalar sig privat om sådant som rör arbetet bör det framgå att det är en privat åsikt. Uppgifter som omfattas av sekretess eller tystnadsplikt får aldrig lämnas ut.
Låt dataskyddsombudet, arkivarien och informationssäkerhetssamordnaren läsa förslaget innan det beslutas.
Artikeln är skriven av Verbanas redaktion och bygger på källorna som anges. Den är vägledning och ersätter inte en juridisk bedömning i det enskilda fallet.