Konton i sociala medier
Starta, driva och avveckla ett konto i sociala medier
Ett nytt konto är ett åtagande för flera år. Så fattar ni beslutet, sätter upp kontot rätt och avvecklar det när det inte längre behövs.
I korthet
Starta bara ett konto när ni vet vilket syfte det fyller, vilken målgrupp ni når och vem som har tid att driva det. Ta ett formellt beslut, registrera kontot i en förteckning, säkra inloggningen med tvåstegsverifiering och organisationens e-post, och planera för hur innehållet ska bevaras. När kontot inte längre behövs ska det avvecklas ordnat, inte bara lämnas.
Innan ni startar: fem frågor
- Syfte: Vad ska kontot åstadkomma som inte redan görs i andra kanaler?
- Målgrupp: Finns målgruppen på plattformen, och når ni den där bättre än på annat sätt?
- Resurser: Vem publicerar, vem svarar på frågor och vem bevakar kommentarer, också vid semester och sjukdom?
- Risker: Hur hanterar plattformen personuppgifter, och finns säkerhetsrisker som er organisation behöver bedöma?
- Avslut: När och hur utvärderar ni om kontot ska finnas kvar?
E-delegationens riktlinjer för myndigheters användning av sociala medier, som fortfarande är en bra grund, betonar att närvaron ska utgå från verksamhetens uppdrag och att det ska finnas ett beslut, en ansvarig och en rutin för bevarande innan kontot startas.
Sätt upp kontot rätt
- Organisationens konto: Koppla kontot till en funktionsbrevlåda, inte en medarbetares privata e-post eller telefon.
- Minst två administratörer: Annars står ni utan tillgång när någon slutar.
- Tvåstegsverifiering: För alla som har tillgång.
- Tydlig avsändare: Organisationens namn och logotyp, länk till webbplatsen och kommentarsreglerna i profilen.
- Verifiering: Ansök om verifierad status där det går, så att det blir lättare att skilja ert konto från falska.
- Förteckning: För en förteckning över alla konton, med ansvarig, syfte, startdatum och var inloggningen förvaras.
Driva kontot
Ett konto som inte uppdateras eller där frågor inte besvaras skadar förtroendet. Planera innehållet i en kalender, bestäm svarstider och följ upp regelbundet. Spara allmänna handlingar enligt er dokumenthanteringsplan: inlägg, kommentarer, meddelanden och svar.
Avveckla ordnat
- Fatta beslut om avveckling och notera det i kontoförteckningen.
- Säkerställ att allt som ska bevaras är arkiverat.
- Publicera ett avslutande inlägg som berättar var man hittar er i stället.
- Stäng kommentarer och meddelanden, och ta sedan bort eller avpublicera kontot.
- Behåll kontonamnet om det går, så att ingen annan kan ta det och utge sig för att vara er.
Falska konton i er organisations namn är vanliga. Sök regelbundet efter konton som använder ert namn eller er logotyp, rapportera dem till plattformen och informera i era egna kanaler om vilka konton som är era.
Mät om kontot gör nytta
Bestäm redan när kontot startas vad som ska följas upp efter ett år: når ni målgruppen, leder kontot till det ni ville, och står resultatet i proportion till arbetet? Ett konto som inte når sitt syfte bör ändras eller avvecklas. Det är inte ett misslyckande att lägga ned en kanal som inte fungerar, men det är ett problem att låta den förfalla.
Artikeln är skriven av Verbanas redaktion och bygger på källorna som anges. Den är vägledning och ersätter inte en juridisk bedömning i det enskilda fallet.