Arkivering av sociala medier
Bevara och gallra det ni publicerar i sociala medier
Så får ni ordning på bevarande och gallring för konton i sociala medier: dokumenthanteringsplan, gallringsbeslut och praktiska verktyg.
I korthet
Allmänna handlingar i sociala medier ska hanteras som andra allmänna handlingar. Se till att dokumenthanteringsplanen tar upp sociala medier, att det finns ett gallringsbeslut för det som har ringa eller tillfällig betydelse och att det som ska bevaras faktiskt sparas utanför plattformen, eftersom plattformen kan ta bort innehåll eller stänga ert konto.
Varför det är viktigt
Arkiven är en del av det nationella kulturarvet och en förutsättning för insyn. Arkivlagen kräver att myndigheter vårdar sina arkiv och att allmänna handlingar bara gallras enligt beslut. För sociala medier finns en extra risk: innehållet ligger hos en extern plattform som kan ändra villkor, radera innehåll eller stänga kontot. Ett bevarande som bara bygger på att inläggen finns kvar på plattformen är inget bevarande.
Steg för steg
- Inventera kontona: Vilka konton har organisationen, vem ansvarar och vad publiceras där?
- Kontrollera dokumenthanteringsplanen: Står sociala medier med? Vilka handlingstyper (inlägg, kommentarer, meddelanden, svar, livesändningar) finns, och vad gäller för var och en?
- Gallringsbeslut: Om något ska gallras, till exempel kommentarer av ringa eller tillfällig betydelse, behöver arkivmyndigheten (i kommuner oftast kommunstyrelsen) eller en nämnd med delegation ha fattat beslut om det. Statliga myndigheter följer Riksarkivets föreskrifter.
- Välj metod för bevarande: Arkiveringstjänst som hämtar innehållet automatiskt, plattformens exportfunktion eller skärmbilder och utskrifter vid litet flöde.
- Rutin för det som rör ärenden: Ett meddelande som startar ett ärende, till exempel en klagomålsanmälan eller en ansökan, ska föras över och registreras i ärendehanteringen.
- Följ upp: Kontrollera regelbundet att rutinen fungerar, särskilt när plattformarna ändrar funktioner.
Vad brukar bevaras och vad brukar gallras?
| Innehåll | Vanlig hantering |
|---|---|
| Inlägg som informerar om verksamheten | Bevaras, ofta genom en arkiveringstjänst eller regelbunden export. |
| Kommentarer och svar som speglar dialogen med invånare | Bevaras eller gallras efter viss tid enligt beslut, beroende på betydelse. |
| Spam, reklam och uppenbart irrelevanta kommentarer | Kan ofta gallras direkt om gallringsbeslutet omfattar det. |
| Meddelanden som rör ett enskilt ärende | Förs över till ärendehanteringen och hanteras som ärendehandling. |
| Information under kris | Bevaras, eftersom den kan behöva granskas i efterhand. |
Gallringsbeslutet ska finnas innan ni gallrar, inte efteråt. Prata med er arkivarie eller registrator. De kan ofta både formulera beslutet och peka ut vilken arkiveringslösning organisationen redan har.
Vanliga frågor
- Räcker det att inläggen finns kvar på plattformen: Nej. Plattformen kan ta bort innehåll, ändra villkor eller stänga kontot, och ni har ingen kontroll över hur det bevaras.
- Måste varje kommentar sparas för alltid: Nej, men det måste finnas ett beslut som säger vad som får gallras och när. Utan beslut får ni inte gallra.
- Vad gäller för livesändningar: En sändning som sparas på plattformen är en upptagning som kan vara en allmän handling. Bestäm i dokumenthanteringsplanen hur sådana ska bevaras.
- Vem ansvarar: Den som ansvarar för kontot ansvarar också för att rutinen för bevarande följs. Arkivarien eller registratorn är stödet.
Om ni byter plattform eller avvecklar ett konto
Innan ett konto stängs ska allt som ska bevaras vara säkrat. Gör en fullständig export, kontrollera att den går att läsa och för in den i e-arkivet eller det system som dokumenthanteringsplanen anger. Dokumentera när och hur avvecklingen gjordes. Samma sak gäller om en plattform plötsligt stänger: ha en aktuell kopia, så att ni inte förlorar allmänna handlingar.
Artikeln är skriven av Verbanas redaktion och bygger på källorna som anges. Den är vägledning och ersätter inte en juridisk bedömning i det enskilda fallet.