Offentlighet i sociala medier
Offentlighetsprincipen i sociala medier: inlägg, kommentarer och meddelanden
Det som kommer in till ert konto är som regel allmänna handlingar. Så fungerar reglerna, och så hanterar ni en begäran om att få ta del av dem.
I korthet
Ja, kommentarer, privata meddelanden och annat som kommer in till organisationens konton är som regel allmänna handlingar. Det beror på att de förvaras hos er (ni kan komma åt dem) och har kommit in till er. Era egna inlägg blir allmänna handlingar när de publiceras. Vem som helst kan begära att få ta del av dem, anonymt, och ni ska hantera begäran skyndsamt.
Grunden: tryckfrihetsförordningen
Offentlighetsprincipen finns i tryckfrihetsförordningen (TF), en av Sveriges grundlagar. Den ger alla rätt att ta del av allmänna handlingar hos myndigheter. Kommunala nämnder och styrelser är myndigheter i lagens mening, och kommunfullmäktige likställs med en myndighet. Kommunala bolag omfattas genom offentlighets- och sekretesslagen.
En handling är allmän om två villkor är uppfyllda: den förvaras hos myndigheten, och den har antingen kommit in dit eller upprättats där (2 kap. 4 §). Sekretess kan sedan göra att hela eller delar av en allmän handling inte får lämnas ut, men det är en senare fråga.
När förvaras något i sociala medier?
Ett inlägg eller en kommentar på Facebook ligger på Metas servrar, inte hos kommunen. Men TF säger i 2 kap. 6 § att en upptagning anses förvarad hos en myndighet om den är tillgänglig för myndigheten med tekniska hjälpmedel som myndigheten själv använder. Var servern står spelar alltså ingen roll. Det avgörande är att ni kan logga in och se innehållet.
Vad blir allmän handling?
| Innehåll | Allmän handling? | Varför |
|---|---|---|
| Kommentar från en invånare på ert konto | Ja, som regel | Den har kommit in och är tillgänglig för er. |
| Privat meddelande till organisationens konto | Ja, som regel | Samma bedömning som e-post till en funktionsbrevlåda. |
| Ert publicerade inlägg | Ja | Det har expedierats, alltså gjorts tillgängligt utanför myndigheten, och räknas därmed som upprättat. |
| Ert svar på en kommentar | Ja | Samma som inlägg. |
| Ett utkast som inte har publicerats | Normalt inte | Utkast och minnesanteckningar blir allmänna först när de expedieras eller ärendet avslutas, och vissa inte alls. |
| Story som försvunnit efter 24 timmar | Den var allmän medan den fanns | Planera för att spara stories som har betydelse innan de försvinner. |
Medarbetares privata konton är inte myndighetens. Men om en medarbetare använder sitt privata konto i tjänsten, till exempel för att svara invånare för kommunens räkning, kan det som kommer in bli allmänna handlingar. Håll tjänst och privat isär.
När någon begär ut handlingar
- Snabbt: En allmän handling som får lämnas ut ska lämnas ut genast eller så snart det är möjligt. Ofta handlar det om timmar, inte veckor.
- Anonymt: Den som begär ut handlingar behöver inte säga vem hen är eller varför, om ni inte behöver veta det för att pröva om sekretess gäller.
- Sekretessprövning: Kontrollera om något i innehållet omfattas av sekretess, till exempel uppgifter om en enskild persons hälsa eller sociala förhållanden som någon har skrivit i ett meddelande.
- Avslag: Om ni nekar ska den som begärt få ett skriftligt beslut som går att överklaga. Bara den som är behörig att fatta sådana beslut i er organisation får göra det.
Ta bort är inte samma sak som att gallra
Allmänna handlingar får inte förstöras hur som helst. Arkivlagen säger att de får gallras, men bara med stöd av ett beslut från arkivmyndigheten (i kommuner oftast kommunstyrelsen) eller, för statliga myndigheter, Riksarkivets föreskrifter. Justitiekanslern har riktat kritik mot en kommun där kommundirektören frågade avsändaren av ett kritiskt mejl om mejlet skulle tas bort, i stället för att hantera det som en allmän handling. Om ni tar bort en kommentar ska den alltså sparas eller omfattas av ett gallringsbeslut.
Artikeln är skriven av Verbanas redaktion och bygger på källorna som anges. Den är vägledning och ersätter inte en juridisk bedömning i det enskilda fallet.