Personuppgifter i kommentarer
När någon skriver personuppgifter i era kommentarsfält
En invånare skriver sitt personnummer, en annan hänger ut en granne. Så hanterar ni personuppgifter som andra publicerar i era kanaler.
I korthet
Ta bort eller dölj kommentarer som innehåller känsliga uppgifter, personnummer eller kränkande uppgifter om andra, och spara dem på ett säkert ställe om de är allmänna handlingar. Om personen behöver hjälp med ett ärende, hänvisa till en säker kanal. Förebygg genom att i kommentarsreglerna be invånare att inte skriva personuppgifter.
Vanliga situationer
| Situation | Gör så här |
|---|---|
| En person skriver sitt eget personnummer eller sin adress för att få hjälp | Dölj eller ta bort kommentaren, spara den säkert och kontakta personen i en säker kanal. Svara offentligt: ”Vi har kontaktat dig direkt för att skydda dina uppgifter.” |
| En person berättar om sin egen sjukdom eller sitt ärende hos socialtjänsten | Samma som ovan. Uppgifterna är känsliga och kan vara sekretessbelagda om de förs in i ett ärende. |
| En person hänger ut en namngiven granne, lärare eller handläggare | Ta bort om kommentaren är kränkande eller innehåller uppgifter om privatlivet. Kritik mot en tjänsteman i tjänsten kan ibland få stå kvar. |
| En person delar en bild på andra utan deras vetskap | Bedöm om bilden är kränkande eller visar barn. Ta bort vid tveksamhet. |
Ert ansvar
Organisationen är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter i sina kanaler, delvis tillsammans med plattformen. Det innebär att ni behöver ha rutiner för att upptäcka och åtgärda olämpliga personuppgifter som andra publicerar. Olaga integritetsintrång, till exempel spridning av bilder på någon i en utsatt situation, ska ni ta bort enligt lagen om elektroniska anslagstavlor.
Spara på rätt sätt
Att kommentaren försvinner från sidan betyder inte att den ska försvinna helt, eftersom den kan vara en allmän handling. Spara den där bara de som behöver det har tillgång, och hantera den enligt dokumenthanteringsplanen. Om uppgifterna hör till ett ärende ska de registreras där, och sekretess kan gälla.
Förebygg
- Skriv i kommentarsreglerna att man inte ska skriva personnummer, adresser eller uppgifter om hälsa.
- Ha tydliga kontaktvägar för enskilda ärenden, och länka till dem.
- Fråga aldrig efter personuppgifter i kommentarsfältet.
- Var extra uppmärksam på inlägg om socialtjänst, skola, vård och tvister mellan grannar.
Svara utan att sprida mer
När någon har lämnat känsliga uppgifter om sig själv vill ni både hjälpa personen och skydda hen. Svara offentligt med en kort, vänlig hänvisning och ta kontakten i en säker kanal. Upprepa aldrig uppgifterna i ert svar, och be inte personen att skriva mer i kommentarsfältet. I privata meddelanden på plattformen gäller samma försiktighet, eftersom de också lagras hos en extern leverantör.
Exempel på svar: ”Hej! Vi vill gärna hjälpa dig, men för att skydda dina uppgifter har vi dolt din kommentar. Ring oss på 010-123 45 67 eller skriv via kontaktformuläret på vår webbplats, så hjälper vi dig vidare.”
När ni själva gör fel
Om organisationen av misstag har publicerat personuppgifter, till exempel ett namn i en bild eller en lista som inte skulle ut, kan det vara en personuppgiftsincident. Ta bort uppgifterna, informera dataskyddsombudet direkt och dokumentera vad som hände. Incidenter som kan innebära en risk för de registrerade ska anmälas till IMY inom 72 timmar från att ni fick kännedom om dem.
Artikeln är skriven av Verbanas redaktion och bygger på källorna som anges. Den är vägledning och ersätter inte en juridisk bedömning i det enskilda fallet.