Publiceringsregler för webben
Publiceringsregler för webben: vem får publicera vad?
Tydliga roller, en granskningsrutin och en förvaltningsplan gör webbplatsen pålitlig, också när många publicerar.
I korthet
Bestäm vem som äger varje del av webbplatsen, vem som får publicera och vem som granskar. Sätt krav på klarspråk och tillgänglighet för allt som publiceras och en sista dag för översyn på varje sida. Ett decentraliserat redaktörsnätverk fungerar bara med utbildning, stöd och uppföljning.
Roller
| Roll | Ansvar |
|---|---|
| Webbansvarig | Helheten: struktur, riktlinjer, verktyg, tillgänglighetsredogörelse och uppföljning. |
| Informationsägare | Att innehållet om verksamheten är korrekt och aktuellt, oftast en chef i verksamheten. |
| Webbredaktör | Att skriva, publicera och uppdatera sidor inom sitt område enligt riktlinjerna. |
| Granskare | Att läsa innehåll före publicering när det är nytt, viktigt eller känsligt. |
Krav på allt som publiceras
- Klarspråk enligt språklagen och er språkpolicy.
- Tillgänglighet enligt DOS-lagen: rubrikstruktur, alt-texter, begripliga länkar, textad film och tillgängliga dokument.
- Inga personuppgifter utan rättslig grund, och aldrig känsliga personuppgifter eller personnummer.
- Rätt att använda bilder, film och musik.
- Ansvarig och översynsdatum på varje sida.
Granskning
Allt behöver inte granskas av någon annan, men det som är nytt, viktigt eller känsligt bör göra det. Det gäller till exempel nya tjänster, information om beslut som påverkar många, kris- och störningsinformation och allt som rör enskilda personer. Fyra ögon fångar fel som två missar.
Förvaltning
Gör en årlig genomgång: vilka sidor har inte uppdaterats, vilka har få besök, vilka ger många följdfrågor? Ta bort eller slå ihop det som inte behövs. Tänk på att sidor som tas bort kan behöva bevaras enligt arkivreglerna.
Ett redaktörsnätverk som fungerar
Många kommuner och regioner har ett decentraliserat arbetssätt där verksamheterna publicerar själva. Det gör innehållet närmare verksamheten och avlastar kommunikationsavdelningen, men bara om redaktörerna har tid, kunskap och stöd. Utan det blir webbplatsen ojämn: vissa delar uppdateras dagligen, andra inte på flera år.
- Utbildning: Ingen får publiceringsrätt utan grundutbildning i klarspråk, tillgänglighet, GDPR och upphovsrätt.
- Avsatt tid: Redaktörsuppdraget ska finnas i tjänsten, inte göras vid sidan av.
- Nätverk: Regelbundna träffar där redaktörer delar erfarenheter och får nyheter om riktlinjer och verktyg.
- Stöd: En tydlig väg till webbansvarig för frågor och granskning.
- Behörigheter: Ge redaktörer rätt att publicera inom sitt område, inte överallt. Se över behörigheterna när någon byter tjänst eller slutar.
Vad som inte ska publiceras
- Personnummer, känsliga personuppgifter och uppgifter som omfattas av sekretess.
- Bilder och texter som ni inte har rätt att använda.
- Innehåll som gynnar ett parti, en kandidat eller ett företag på osakliga grunder.
- Dokument som borde vara webbsidor, eller dokument som inte är tillgängliga.
- Information som redan finns på en annan sida. Länka i stället, så att det bara finns en version att hålla aktuell.
När något blir fel
Rätta felaktigheter så snart ni upptäcker dem, och var öppna med att ni har rättat när felet kan ha påverkat någon, till exempel ett felaktigt datum för en ansökan. En kort rad längst ned, ”Uppdaterad 6 oktober: rätt sista ansökningsdag är 15 november”, bygger förtroende.
Artikeln är skriven av Verbanas redaktion och bygger på källorna som anges. Den är vägledning och ersätter inte en juridisk bedömning i det enskilda fallet.