Nyhetsbrev
Nyhetsbrev från offentlig sektor: prenumeranter, innehåll och regler
Ett nyhetsbrev når dem som själva har valt att få information. Så bygger ni ett som blir läst, hanterar prenumerantlistan rätt och mäter utan att samla mer än nödvändigt.
I korthet
Skicka bara till dem som själva har anmält sig, gör det lätt att avsluta i varje utskick och spara inte mer om prenumeranterna än ni behöver. Varje nummer ska ha en tydlig ämnesrad, några få nyheter med länkar till webben och fungera för skärmläsare. Mät öppningar och klick med försiktighet: spårning kräver information och ibland samtycke.
Prenumeranterna
- Rättslig grund: För en myndighet är grunden oftast allmänt intresse eller myndighetsutövning, inte samtycke. Beskriv grunden i er information om personuppgiftsbehandling.
- Minimera: E-postadress räcker. Fråga bara om mer om ni verkligen använder det.
- Avsluta: Det ska gå att avsluta med ett klick i varje utskick, och avslutet ska gälla direkt.
- Allmänna handlingar: Prenumerantlistan kan vara en allmän handling. Pröva sekretessen vid en begäran.
Innehållet
- Ämnesraden säger vad som är nytt, inte bara ”Nyhetsbrev nr 7”.
- Börja med det som berör flest. Tre till fem nyheter räcker.
- Kort text i brevet, mer på webben. Länktexten säger vart länken leder.
- Text som text, inte som bild, så att skärmläsare och mobiler kan läsa den.
Mätning
Öppningsfrekvens bygger på osynliga bilder och blir allt mer osäker eftersom e-postprogram laddar bilder automatiskt. Klick på länkar är ett bättre mått. Spårning i e-post och på webbplatsen omfattas av reglerna om kakor och liknande tekniker; informera tydligt och be om samtycke när spårningen inte är nödvändig för att tjänsten ska fungera.
Tillgängligt utskick
- Rubriker och listor med riktig formatering, så att skärmläsare kan navigera.
- Alt-text på bilder med innehåll; tom alt-text på dekor.
- Tillräcklig kontrast och läsbar textstorlek även i mörkt läge.
- En webbversion av utskicket för den som inte kan läsa det i sitt e-postprogram.
Hur ofta?
Skicka när ni har något att säga och håll en förutsägbar rytm: hellre ett bra nyhetsbrev i månaden än ett tunt varje vecka. Följ hur många som avslutar prenumerationen efter varje utskick; ökar det, är innehållet eller rytmen fel. Se också över listan regelbundet och ta bort adresser som studsar.
Interna nyhetsbrev
Ett nyhetsbrev till medarbetare följer samma principer. Det viktigaste för medarbetarna är ofta beslut som påverkar arbetet, vad som händer i organisationen och var de hittar stöd. Komplettera med intranätet, där informationen finns kvar och går att söka i.
Artikeln är skriven av Verbanas redaktion och bygger på källorna som anges. Den är vägledning och ersätter inte en juridisk bedömning i det enskilda fallet.