Förbered talesperson
Förbered en talesperson inför en intervju
Budskap, svåra frågor och praktiska detaljer: så förbereder du en chef eller politiker på en kvart, och på en timme när det är allvarligt.
I korthet
Ta reda på vad journalisten vill veta och vilken typ av inslag det är. Formulera tre kärnbudskap, förbered svar på de fem svåraste frågorna och kontrollera fakta. Påminn om att det inte finns något ”off the record” och att det är bättre att säga ”det vet jag inte, jag återkommer” än att gissa.
Före intervjun
- Ta reda på: Vilket medium, vilket program, direktsänt eller inspelat, hur långt, vilka andra som intervjuas och vad journalisten redan vet.
- Kärnbudskap: Tre saker talespersonen vill få fram, formulerade enkelt och konkret.
- Fakta: Siffror, datum och beslut, kontrollerade och utskrivna.
- Svåra frågor: De fem frågor ni helst slipper, med ärliga svar.
- Empati: Om någon har drabbats ska det märkas att organisationen förstår det, först av allt.
- Praktiskt: Plats, tid, klädsel och vad som syns i bakgrunden.
Råd till talespersonen
- Svara på frågan, och knyt sedan an till budskapet.
- Korta meningar. I radio och tv används ofta bara 10–20 sekunder.
- Undvik facktermer och förkortningar.
- Gissa inte. ”Det vet jag inte just nu, jag återkommer i eftermiddag” är ett bra svar, om ni sedan återkommer.
- Inget är ”off the record”. Utgå från att allt kan citeras.
- Lämna aldrig uppgifter om enskilda personer eller sådant som omfattas av sekretess.
Efter intervjun
- Skicka utlovade uppgifter i tid.
- Be om att få faktauppgifter kontrollerade om journalisten erbjuder det, men räkna inte med att få läsa citat i förväg.
- Ge talespersonen återkoppling, och notera lärdomar.
Typer av intervjuer
| Typ | Tänk på |
|---|---|
| Direktsänd radio eller tv | Inga omtag. Korta svar, och kärnbudskapet tidigt. |
| Inspelad intervju | Bara en liten del används. Säg det viktigaste kort och tydligt, gärna flera gånger. |
| Telefonintervju för tidning | Ofta längre. Be journalisten läsa upp citat om det är tekniska uppgifter. |
| Granskande intervju | Förbered noga, ta reda på vad granskningen gäller och ha fakta och handlingar framme. |
| Ståuppintervju vid en händelse | Var kort, visa medkänsla och säg när mer information kommer. |
Om talespersonen inte vill
Ibland vill en chef inte ställa upp, till exempel vid en granskning. Förklara att det oftast blir värre om organisationen inte syns: artikeln publiceras ändå, men utan er förklaring. Ett skriftligt svar kan vara ett alternativ, men det upplevs ofta som undvikande. En kort intervju där talespersonen förklarar det som går att förklara och erkänner det som har blivit fel är nästan alltid bättre.
Artikeln är skriven av Verbanas redaktion och bygger på källorna som anges. Den är vägledning och ersätter inte en juridisk bedömning i det enskilda fallet.