Pressmeddelanden som blir lästa
Nyheten först, en rubrik som säger vad som har hänt, citat som tillför något och kontaktuppgifter som fungerar. Plus: när ni inte ska skicka ett pressmeddelande alls.
I korthet
Skriv nyheten i rubriken och första meningen: vad har hänt, för vem och varför spelar det roll. Lägg detaljer och bakgrund längre ned, citera någon som säger något en journalist inte kan skriva själv och avsluta med en kontaktperson som svarar i telefon samma dag. Skicka bara när ni har en nyhet.
Är det en nyhet?
Journalister får många pressmeddelanden och väljer på några sekunder. Fråga er vad som är nytt, vilka som berörs och varför det spelar roll för dem. Ett beslut som påverkar tusentals familjer är en nyhet. Att en nämnd har haft sammanträde är det inte. Fundera också på om något annat format passar bättre: ett tips till en enskild reporter, en nyhet på webben eller ett inlägg i sociala medier.
Strukturen
- Rubrik: Säg vad som har hänt med ett verb. ”Nya förskolan i Norrby öppnar i augusti” i stället för ”Information om förskoleutbyggnad”.
- Ingress: Den viktigaste informationen i en eller två meningar: vad, vem, när, var och varför det spelar roll.
- Brödtext: Detaljer, siffror och konsekvenser, viktigast först.
- Citat: En person med mandat som säger något som tillför värdering, förklaring eller känsla. Citat som bara upprepar fakta stryks.
- Fakta: En kort faktaruta med siffror, datum och bakgrund.
- Kontakt: Namn, roll, telefonnummer och när personen nås. Kontrollera att hen verkligen är nåbar.
Språk och form
- Klarspråk: Skriv som en journalist skulle skriva, utan interna begrepp.
- Kort: En sida räcker nästan alltid.
- Bilder: Bifoga högupplösta bilder med fotografens namn och rätt att använda dem.
- Tillgängligt: Publicera pressmeddelandet som webbtext, inte bara som PDF.
Offentlighet
Pressmeddelanden är allmänna handlingar när de har skickats. Utkast blir det normalt inte. Skicka samma information till alla medier samtidigt, så att ingen gynnas. Det följer av kravet på saklighet och opartiskhet.
Exempel
Rubrik: Nya förskolan i Norrby öppnar i augusti med plats för 120 barn. Ingress: Den nya förskolan i Norrby tar emot sina första barn den 18 augusti. Förskolan har plats för 120 barn och ersätter två mindre förskolor som stänger. Vårdnadshavare som har sökt plats får besked senast den 15 maj. Citat: ”Vi har haft för få platser i Norrby i flera år. Nu kan fler familjer få plats nära hemmet”, säger Anna Berg, förskolechef. Kontakt: Anna Berg, förskolechef, 010-123 45 67, nås vardagar 8–16.
När pressmeddelandet inte räcker
Stora eller komplicerade nyheter, som en budget, en omorganisation eller en granskningsrapport, behöver ofta mer än ett pressmeddelande. Erbjud en pressträff eller ett digitalt möte där journalisterna kan ställa frågor, ha sakkunniga tillgängliga och förbered frågor och svar som också publiceras på webben. Ge alla medier samma möjlighet att delta.
Efter utskicket
- Publicera nyheten på webben samtidigt, så att den finns för invånarna också.
- Se till att kontaktpersonen är tillgänglig och förberedd.
- Följ upp vilka medier som rapporterade och hur, och notera lärdomar.
Artikeln är skriven av Verbanas redaktion och bygger på källorna som anges. Den är vägledning och ersätter inte en juridisk bedömning i det enskilda fallet.