Förbered kriskommunikationen
Förbered kriskommunikationen innan krisen
Kriskommunikation avgörs till stor del innan något har hänt: roller, kanaler, samverkan, mallar och övning. Så bygger ni förmågan.
I korthet
Ha en kriskommunikationsplan som säger vem som gör vad, hur ni larmas, vilka kanaler ni använder och hur ni samverkar med andra aktörer. Förbered mallar och kontaktlistor, säkra tillgången till kanalerna om ordinarie system slutar fungera och öva regelbundet. Kommunen har dessutom ett ansvar enligt lag att verka för att informationen till allmänheten samordnas vid extraordinära händelser.
Ansvaret
Det svenska beredskapssystemet vilar på tre principer. Ansvarsprincipen innebär att den som ansvarar för en verksamhet i normala situationer också gör det vid störningar, och att aktörer ska stödja och samverka med varandra. Närhetsprincipen innebär att störningar hanteras där de inträffar och av de som är närmast berörda. Likhetsprincipen innebär att organisationen inte ska förändras mer än situationen kräver. För kommunikationen betyder det att varje organisation ansvarar för att informera om sin egen verksamhet, också i kris.
Kommuner har dessutom ett geografiskt områdesansvar. Enligt lagen om kommuners och regioners åtgärder inför och vid extraordinära händelser ska kommunen inom sitt område verka för att informationen till allmänheten samordnas. Det gör kommunens kommunikatörer till en nod för många andra aktörer.
Kriskommunikationsplanen
- Larm och aktivering: Hur larmas kommunikatörerna, också utanför kontorstid, och vem beslutar om förstärkning?
- Roller: Kommunikationsansvarig i krisledningen, presstjänst, webb, sociala medier, omvärldsbevakning, upplysningstjänst och intern information. Flera personer per roll, eftersom en kris kan pågå i veckor.
- Kanaler: Vilka kanaler används för vad, och hur når ni dem som inte använder digitala kanaler?
- Samverkan: Kontaktvägar till räddningstjänst, polis, region, länsstyrelse, andra kommuner och lokala medier. Gemensam lägesbild och samordnade budskap.
- Uthållighet: Schema för långvariga händelser.
Förbered material
- Mallar för de vanligaste händelserna: vattenläcka, strömavbrott, kokningsrekommendation, värmebölja, skolincident.
- En krisvy för webbplatsen som snabbt kan läggas överst.
- Kontaktlistor, utskrivna och uppdaterade.
- Inloggningar till alla kanaler, tillgängliga även om ordinarie system inte fungerar.
- Information på lättläst svenska och de vanligaste språken i kommunen.
När ordinarie kanaler inte fungerar
Vid omfattande störningar, som långvariga elavbrott eller it-attacker, kan webbplatsen och sociala medier sluta fungera. Planera för reservkanaler: myndighetsmeddelanden i Sveriges Radio P4, informationspunkter på bestämda platser, anslag, högtalarbil och samverkan med föreningar. Många kommuner har så kallade trygghetspunkter dit invånare kan vända sig vid samhällsstörningar.
Öva
En plan som inte har övats fungerar sällan som tänkt. Öva regelbundet, gärna tillsammans med andra aktörer, och variera scenarierna. Utvärdera efter varje övning och varje verklig händelse, och uppdatera planen.
Artikeln är skriven av Verbanas redaktion och bygger på källorna som anges. Den är vägledning och ersätter inte en juridisk bedömning i det enskilda fallet.